Steuererklärung: Welche Belege fordert das Finanzamt

Bis einschließlich 2016 galt die sogenannte Belegvorlagepflicht, die im Rahmen der allgemeinen Modernisierung und Entbürokratisierung in eine Belegvorhaltepflicht abgeändert wurde.

Diese Belegvorhaltepflicht ist aktuell gültig. Das bedeutet: Seit dem Veranlagungszeitraum 2017 bis heute müssen bei Abgabe der Steuererklärung im Allgemeinen keine Belege mehr eingereicht werden. Außer, das Finanzamt fordert sie ausdrücklich an.

Es gibt allerdings noch einige Unterlagen/Dokumente, die das Finanzamt grundsätzlich immer sehen will und die weiter direkt bei Übermittlung der Steuererklärung - im besten Fall digital - eingereicht werden können.

Dazu zählen:

• Fälle mit Auslandsbezug: beispielsweise bei ausländischen Einkünften oder Unterhaltszahlungen ins Ausland
• Ansatz von Aufwendungen für energetischen Maßnahmen gem. §35c EStG, wie beispielsweise das Dämmen von Wänden oder Erneuerung von Fenstern (energieeffizientere Modelle): Hier ist eine Bescheinigung nach amtlichem Muster einzureichen, die das beauftragte Unternehmen für die ausgeführten energetischen Sanierungen auszufüllen hat.

Doch was, wenn das Finanzamt Belege anfordert, die momentan nicht aufzufinden sind (Belegvorhaltepflicht nicht erfüllt)? In solchen Fällen können Ersatzbelege, sogenannte Duplikate, bei den entsprechenden Stellen angefordert werden. Allerdings genügt dem Finanzamt bei vielen Aufwendungen schon der Kontoauszug als Nachweis - gegebenenfalls in Kombination mit einer Bestellbestätigung oder einem Lieferschein.

Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen

Grundsätzlich gelten für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen. Gesetzliche Ausnahmen gelten allerdings bei den folgenden Dokumenten:

Für Rechnungen von Handwerkern oder Dienstleistern, die Arbeiten am Privatgebäude oder Grundstück vorgenommen haben, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Sie beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Belege dienen sowohl als Nachweis für steuerlich geltend gemachte Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen als auch zusätzlich zur Eindämmung von Schwarzarbeit.

Formelle Zuwendungsbestätigungen, die für Spenden über 300 € zwingend vorgeschrieben sind, sind bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufzuheben, sollte das Finanzamt den Nachweis nicht schon zuvor angefordert haben.

Eine Sonderregelung betrifft außerdem besonders vermögende Steuerpflichtige: Wer ein jährliches Einkommen von über 500.000 € (ab VZ 2027: über 750.000 €) erreicht - beispielsweise als Vermieter und Arbeitnehmer - für den gilt bei allen Belegen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Allgemein gibt es bzgl. der Aufbewahrung von Steuerunterlagen allerdings folgende Empfehlung:

Unterlagen und Belege sollten mindestens bis zum Abschluss des Besteuerungsverfahrens aufbewahrt werden.

Das bedeutet in der Praxis:

• bis nach Ablauf der Einspruchsfrist, die einen Monat nach Erhalt des Steuerbescheids endet
• oder alternativ - bei Einlegung von Einspruch oder Klage - bis nach Abschluss des Verfahrens.

Wichtig! Sollte der erlassene Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder nur vorläufig sein, dann sollten die Steuerunterlagen ebenfalls aufbewahrt werden. Und zwar so lange bis diese Punkte endgültig geklärt sind.

Aufbewahrungsfrist Steuerbescheid 

Auch bei Steuerbescheiden gibt es für Privatpersonen grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Hier wird aber ebenfalls generell empfohlen, die Dokumente mindestens bis zum Ende der allgemeinen Festsetzungsfrist von vier Jahren aufzubewahren. Die beginnen in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres des Veranlagungszeitraums. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, hebt seine Steuerbescheide 10 Jahre lang auf, da sich die Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung bis dahin verlängert.

Außerdem dient der Steuerbescheid häufig auch als Nachweis bei der Beantragung von Krediten oder Elterngeld. Daher ist eine längere Aufbewahrung von Einkommensteuerbescheiden grundsätzlich zwar nicht verpflichtend, aber dennoch sinnvoll.

Aufbewahrungsfrist nicht eingehalten – das kann passieren!

Werden Belege nachgefordert, die nicht mehr vorhanden sind, wird das Finanzamt diese Ausgaben streichen. Das führt zu einer höheren Steuerlast und schließlich auch zu einer höheren Nachzahlung oder geringeren Steuererstattung.

Kann das Finanzamt den gesamten Sachverhalt nicht sachgemäß prüfen und nachvollziehen, dann droht im schlimmsten Fall eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die in der Regel eher nachteilig für den Steuerpflichtigen ausfällt.

09.09.2026