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Firmenhandy vom Chef erhalten – Was nun steuerlich zu beachten ist
Werden vom Arbeitgeber Smartphones, Tablets oder Notebooks zum privaten Gebrauch an die Arbeitnehmer verteilt, kann das unterschiedliche steuerliche Folgen haben.
In der digitalen Welt geht nichts mehr ohne Smartphone. Die Geräte haben sich in den vergangenen Jahren zu echten Alleskönnern entwickelt. Technische Optimierungen, neue Funktionen - Smartphones werden immer hochwertiger, aber auch immer teurer. Dazu kommen Chipmangel, Logistikprobleme und die allgemeine Inflation. Die Folge: Allein zwischen 2019 und 2022 stiegen die Preise um etwa 24 %. Ein Ende ist nicht in Sicht. Wer sich also ein neues Handy, Tablet oder Notebook kaufen möchte, der weiß, dass dafür ein kleines Vermögen fällig wird. Umso besser, wenn der Arbeitgeber ein Firmenhandy zur Verfügung stellt. Doch was muss dabei aus steuerlicher Sicht beachtet werden?
Im Steuerrecht ist zwischen der beruflichen und privaten Nutzung von betrieblichen Gegenständen zu unterscheiden. Der berufsbedingte Nutzungsanteil hat dabei für den Arbeitnehmer keine weiteren Auswirkungen. Werden Wirtschaftsgüter allerdings auch privat vom Arbeitnehmer genutzt, so handelt es sich aus steuerlicher Sicht um einen geldwerten Vorteil.
Erlaubt der Arbeitgeber, dass die Mitarbeitenden
- Firmenhandys
- Smartphones
- Tablets
- Notebooks
- Laptops
- Drucker
- Softwareprogramme
- oder ähnliche betriebliche Wirtschaftsgüter
auch für private Zwecke nutzen können, so ist diese Überlassung für den Arbeitnehmer in voller Höhe steuerfrei (gem. § 3 Nr. 45 EStG).
Voraussetzung ist, dass es sich um eine reine Nutzungsüberlassung handelt. Das bedeutet, dass der Gegenstand weiterhin beim Arbeitgeber aktiviert wird und er dessen Eigentümer bleibt. Er kann die laufenden Kosten als Betriebsausgaben absetzen und auch sämtliche Abschreibungen vornehmen. Der Arbeitnehmer selbst hat als Besitzer keine Rechte am Wirtschaftsgut und darf es lediglich nutzen - sowohl betrieblich als auch privat.
Hinweis: Die Höhe des privaten Nutzungsanteils ist für die Steuerbefreiung unerheblich. Wird dagegen beispielsweise ein Smartphone an einen Arbeitnehmer verschenkt, sodass dieser auch Eigentümer der Sache ist, kann keine Steuerbefreiung mehr gewährt werden. Diese Schenkung muss dann vom Arbeitnehmer als Arbeitslohn versteuert werden – es sei denn, der Arbeitgeber ist bereit, eine Pauschalbesteuerung von 25 % vorzunehmen.
(Stand: 28.06.2023)
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