(Stand: 09.06.2022)

Wie wer­den die an­zu­set­zen­den Ki­lo­me­ter be­stimmt?

Selbst­ver­ständ­lich wird die Stre­cke zwi­schen Woh­nung und ers­ter Tä­tig­keits­stät­te von einem Ar­beit­neh­mer täg­lich zwei­mal zu­rück­ge­legt. Auch fah­ren ei­ni­ge über die Mit­tags­pau­se oder auf­grund ihrer Schicht­ar­beit mehr­mals am Tag hin und zu­rück. Dies spielt bei der Er­mitt­lung der Ent­fer­nungs­pau­scha­le je­doch keine Rolle. Es darf pro Ar­beits­tag le­dig­lich ein­mal die ein­fa­che Weg­stre­cke an­ge­setzt wer­den.

Diese Weg­stre­cke ist grund­sätz­lich die kür­zes­te Stra­ßen­ver­bin­dung zwi­schen Woh­nung und Ar­beits­stät­te. Die Stra­ßen­ver­bin­dung ist un­ab­hän­gig davon, wel­ches Ver­kehrs­mit­tel ge­nutzt wird.

Nur in Aus­nah­me­fäl­len kann es vor­kom­men, dass das Fi­nanz­amt eine an­de­re Stre­cke bzw. einen Umweg ak­zep­tiert. Zum Bei­spiel dann, wenn die an­de­re Stre­cke of­fen­sicht­lich ver­kehrs­güns­ti­ger ist, und somit die  Ar­beits­stät­te schnel­ler und pünkt­li­cher er­reicht wird. Hier ist es sinn­voll, dem Fi­nanz­amt in der Steu­er­er­klä­rung kurz die Grün­de für das Aus­wei­chen auf die län­ge­re Stre­cke dar­zu­le­gen.

Wie be­rech­net sich die Ent­fer­nungs­pau­scha­le bei Fahr­ge­mein­schaf­ten?

Bil­den meh­re­re Ar­beit­neh­mer eine Fahr­ge­mein­schaft, egal wel­cher Art, wird die Ent­fer­nungs­pau­scha­le bei jedem Teil­neh­mer ba­sie­rend auf der für ihn gel­ten­den Ent­fer­nungs­stre­cke er­mit­telt. Müs­sen Um­we­ge zu­rück­ge­legt wer­den, um einen der Mit­fah­rer ab­zu­ho­len, wird dies nicht be­rück­sich­tigt.

Auch bei Fahr­ge­mein­schaf­ten gilt der Höchst­be­trag von 4.500 € und zwar immer für die Tage, an denen der Ar­beit­neh­mer nicht selbst fährt, son­dern von einem Mit­fah­rer mit­ge­nom­men wird.

Somit wird die Höhe der an­setz­ba­ren Fahrt­kos­ten wie folgt er­mit­telt:

Zu­erst wer­den die Fahrt­kos­ten für die Tage er­mit­telt, an denen der Ar­beit­neh­mer mit­ge­nom­men wurde, bis ma­xi­mal 4.500 €.

Da­nach wer­den die Fahrt­kos­ten für die Tage er­mit­telt, an denen der Ar­beit­neh­mer sei­nen ei­ge­nen PKW be­nutzt. Diese Kos­ten wer­den mit der Ent­fer­nungs­pau­scha­le er­mit­telt und sind in un­be­grenz­ter Höhe an­setz­bar.

In einem letz­ten Schritt wer­den die zwei zuvor er­mit­tel­ten Be­trä­ge zu­sam­men­ge­rech­net.

Fährt in­ner­halb der Fahr­ge­mein­schaft das ganze Jahr nur ein Teil­neh­mer mit sei­nem ei­ge­nen Kraft­wa­gen, dann kann die­ser die Ent­fer­nungs­pau­scha­le ohne Be­gren­zung auf die 4.500 € an­set­zen. Die Mit­fah­rer kön­nen aber le­dig­lich Fahrt­kos­ten bis zum Höchst­be­trag von 4.500 € gel­tend ma­chen.

Fahrt­kos­ten bei Be­nut­zung ver­schie­de­ner Ver­kehrs­mit­tel

Muss ein Ar­beit­neh­mer für den Weg zur Ar­beit wo­mög­lich un­ter­schied­li­che Ver­kehrs­mit­tel nut­zen, also z. B. den ei­ge­nen PKW für den Weg zum Bahn­hof und an­schlie­ßend für eine Teil­stre­cke den Zug, dann muss bei der Be­rech­nung der Fahrt­kos­ten ei­ni­ges be­ach­tet wer­den.

Die Fahrt­kos­ten müs­sen für jede Teil­stre­cke ge­son­dert be­rech­net wer­den. Auch hier gilt die kür­zes­te Stra­ßen­ver­bin­dung als Weg­stre­cke.

Für die Teil­stre­cke, die mit ei­ge­nem PKW zu­rück­ge­legt wird, kön­nen die Fahrt­kos­ten in un­be­grenz­ter Höhe gel­tend ge­macht wer­den. Für die Teil­stre­cke, die mit dem öf­fent­li­chen Ver­kehrs­mit­tel zu­rück­ge­legt wird, gilt da­ge­gen die Gren­ze für den An­satz der Ent­fer­nungs­pau­scha­le von 4.500 € pro Jahr (§ 9 Abs. 2 EStG)

Hier­zu ein Re­chen­bei­spiel:

Ein Ar­beit­neh­mer fährt an 220 Tagen im Jahr zur Ar­beit. Das erste Teil­stück zum 15 km ent­fern­ten Bahn­hof wird mit dem ei­ge­nen PKW zu­rück­ge­legt. Da­nach geht es mit dem Zug wei­ter zum 100 km ent­fern­ten Ar­beits­platz. Die kür­zes­te Stra­ßen­ver­bin­dung be­trägt 100 km. Die tat­säch­li­chen Auf­wen­dun­gen für die Fahr­ten mit dem Zug be­tra­gen 1.920 €.

Be­rech­nung:

• Die erste Teil­stre­cke von 15 km wird mit der Ent­fer­nungs­pau­scha­le wie folgt be­rech­net:
  220 Tage * 15 Ki­lo­me­ter * 0,30 € Pend­ler­pau­scha­le = 990 €
  (Für die PKW-Stre­cke ohne Höchst­be­trag)
   
• Da die kür­zes­te Stra­ßen­ver­bin­dung an­zu­set­zen ist, blei­ben für die Be­rech­nung der Ent­fer­nungs­pau­scha­le für die Zug­fahrt noch 85 km (100 km – 15 km).
  220 Tage * 85 Ki­lo­me­ter * 0,30 € Pend­ler­pau­scha­le = 5.610 €
  (Für die Zug­stre­cke – be­grenzt auf 4.500 €)

Da für die zwei­te Teil­stre­cke die Be­gren­zung auf 4.500 € gilt er­gibt sich eine Ent­fer­nungs­pau­scha­le von 990 € + 4.500 € = 5.490 €. Die­ser Be­trag (die ge­sam­te an­zu­set­zen­den Ent­fer­nungs­pau­scha­le i. H. v. 5.490 €) wird nun mit den tat­säch­li­chen Kos­ten für die Zug­fahr­ten (hier: 1.920 € für Ti­ckets) ver­gli­chen. Der je­weils hö­he­re Be­trag wird vom Fi­nanz­amt be­rück­sich­tigt.

Flug­stre­cken und Sam­mel­be­för­de­rung

Kos­ten, die für Flug­stre­cken an­fal­len, kön­nen in ihrer tat­säch­li­chen Höhe an­ge­setzt wer­den. Hier gilt die Ent­fer­nungs­pau­scha­le nicht.

Wird man von sei­nem Ehe­part­ner zum Flug­ha­fen ge­bracht, um eine Dienst­rei­se an­zu­tre­ten, kann so­wohl die Hin­fahrt als auch die Rück­fahrt als so­ge­nann­te „Leer­fahrt“ von der Steu­er ab­ge­setzt wer­den.

Bie­tet der Ar­beit­ge­ber sei­nen Ar­beit­neh­mern steu­er­freie Sam­mel­be­för­de­run­gen an, dann dür­fen diese Teil­stre­cken nicht mit in die Er­mitt­lung der Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter ein­be­zo­gen wer­den. Le­dig­lich die Kos­ten, die zur Sam­mel­be­för­de­rung vom Ar­beit­neh­mer da­zu­ge­zahlt wer­den, kön­nen als Wer­bungkos­ten an­ge­setzt wer­den.

Meh­re­re Dienst­ver­hält­nis­se

Hat ein Ar­beit­neh­mer meh­re­re Jobs bei ver­schie­de­nen Ar­beit­ge­bern, kann die Ent­fer­nungs­pau­scha­le immer dann für jeden Weg zur Ar­beit an­ge­setzt wer­den, wenn der Ar­beit­neh­mer zwi­schen­zeit­lich in seine Woh­nung zu­rück­kehrt.

Wird di­rekt von einer Ar­beits­stät­te zur nächs­ten ge­fah­ren, dann muss der Weg zur ers­ten Ar­beits­stät­te als Um­weg­stre­cke bei der Ent­fer­nungs­er­mitt­lung an­ge­ge­ben wer­den. Bei der Er­mitt­lung der Ent­fer­nungs­pau­scha­le in einem sol­chen Fall darf die Ent­fer­nungs­stre­cke aber höchs­ten die Hälf­te der Ge­samt­stre­cke be­tra­gen.

Hier­zu ein Re­chen­bei­spiel:

Ein Ar­beit­neh­mer fährt an 220 Tagen von sei­ner Woh­nung A zu sei­ner ers­ten Tä­tig­keits­stät­te B (Ent­fer­nung 50 km). Am Nach­mit­tag fährt er wei­ter zu sei­ner an­de­ren ers­ten Tä­tig­keits­stät­te C (Ent­fer­nung 30 km). Am Abend fährt er dann von C zu­rück nach A (Ent­fer­nung 60 km).

Die ge­sam­te, am Tag zu­rück­ge­leg­te, Ent­fer­nung be­trägt: 50 + 30 + 60 km = 140 km.

Die Ent­fer­nung zwi­schen Woh­nung und den bei­den ers­ten Tä­tig­keit­stät­ten be­trägt 50 + 60 = 110 km. Da diese Ent­fer­nung mehr als die Hälf­te der Ge­samt­stre­cke (140 km/2 = 70 km) be­trägt, kön­nen für die Be­rech­nung der Ent­fer­nungs­pau­scha­le nur 70 km an­ge­setzt wer­den.

Ent­fer­nungs­pau­scha­le = 220 Tage x 70 km x 0,30 € = 4.620 €

Wer­den Ar­beit­ge­ber­leis­tun­gen an­ge­rech­net?

Er­hält der Ar­beit­neh­mer vom Ar­beit­ge­ber steu­er­freie  bzw. pau­schal ver­steu­er­te Ar­beit­ge­ber­leis­tun­gen, sind diese auf die an­zu­set­zen­de Ent­fer­nungs­pau­scha­le an­zu­rech­nen. Hier­zu zäh­len z. B. steu­er­freie Sach­be­zü­ge für die Wege zwi­schen Woh­nung und re­gel­mä­ßi­ger Ar­beits­stät­te (Gren­ze 50 €), steu­er­freie Sach­be­zü­ge für Fahr­ten zwi­schen Woh­nung und re­gel­mä­ßi­ger Ar­beits­stät­te bis zu 1.080 € und pau­schal be­steu­er­ter Ar­beit­ge­ber­er­satz bis zum Wert der ab­zieh­ba­ren Ent­fer­nungs­pau­scha­le. Diese Leis­tun­gen muss der Ar­beit­ge­ber be­schei­ni­gen.

Kön­nen neben der Pau­scha­le wei­te­re Kos­ten an­ge­setzt wer­den?

Da durch die Ent­fer­nungs­pau­scha­le sämt­li­che Auf­wen­dun­gen ab­ge­gol­ten sind, die in Zu­sam­men­hang mit dem Weg zwi­schen Woh­nung und re­gel­mä­ßi­ger Ar­beits­stät­te ent­ste­hen, kön­nen keine wei­te­ren Kos­ten an­ge­setzt wer­den.

Dies be­trifft z. B. Park­ge­büh­ren, Fi­nan­zie­rungs­kos­ten, Ver­si­che­rungs­bei­trä­ge für In­sas­sen­un­fall­schutz, Bei­trä­ge zu Kraft­fahrt­ver­bän­den.

Le­dig­lich Un­fall­kos­ten, die auf der Fahrt zwi­schen Woh­nung und ers­ter Tä­tig­keits­stät­te ent­ste­hen, kön­nen neben der Ent­fer­nungs­pau­scha­le im Rah­men der all­ge­mei­nen Wer­bungs­kos­ten in der Steu­er­er­klä­rung gel­tend ge­macht wer­den.

Men­schen mit Be­hin­de­rung

Alle Ar­beit­neh­mer, die einen Grad der Be­hin­de­rung von min­des­tens 70 oder einen Grad der Be­hin­de­rung von 50 bis 70 haben und gleich­zei­tig in ihrer Be­we­gungs­fä­hig­keit er­heb­lich ein­ge­schränkt sind, kön­nen die tat­säch­li­chen Fahrt­kos­ten an­set­zen. Dies be­deu­tet, so­wohl die Hin- als auch die Rück­fahrt. Die Fahrt­kos­ten kön­nen bei Be­nut­zung eines ei­ge­nen Fahr­zeu­ges ohne Ein­zel­nach­weis mit den pau­scha­len Ki­lo­me­ter­satz von 0,30 € je ge­fah­re­nen Ki­lo­me­ter an­ge­setzt wer­den.

Legt der Ar­beit­neh­mer den Weg zwi­schen Woh­nung und ers­ter Tä­tig­keits­stre­cke mit ver­schie­de­nen Ver­kehrs­mit­teln zu­rück, muss er ent­schei­den, ob er die Ent­fer­nungs­pau­scha­le oder die tat­säch­li­chen Kos­ten für beide zu­rück­ge­leg­ten Teil­stre­cken an­setzt. Eine Kom­bi­na­ti­on aus bei­dem ist hier nicht mög­lich.