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Die Entfernungspauschale - Was ist das?

(Stand: 09.01.2017)

Entfernungspauschale Steuertipp steuerverbund.de

Wie bereits in unserem Steuertipp „Werbungskosten“ erläutert, können Arbeitnehmer Aufwendungen, die in Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen, als Werbungskosten nach § 9 EStG in der Steuererklärung geltend machen.

Die wohl am häufigsten relevanten Werbungskosten sind die Fahrtkosten für den täglichen Weg zur Arbeit.

Wie und in welcher Höhe diese Kosten geltend gemacht werden können, erfahren Sie in diesem Steuertipp.

 

Wie berechnet sich die Entfernungspauschale?

Für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann ein Arbeitnehmer pro Entfernungskilometer für die einfache tägliche Fahrstrecke 0,30 € als Entfernungspauschale geltend machen.

Die Entfernungspauschale lässt sich nach folgender Formel berechnen:

Zahl der Arbeitstage   x   volle Entfernungskilometer für die einfache Strecke   x   0,30 € Pauschale

Die Höhe der Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Betrag von 4.500 € pro Kalenderjahr begrenzt. Ein höherer Betrag als diese 4.500 € kann aber geltend gemacht werden, wenn die Fahrtstrecke mit dem eigenen PKW oder einem zur Nutzung überlassenen Dienstwagen zurückgelegt wird. Auch können mehr als 4.500 € angesetzt werden, wenn der Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird und höhere Kosten für die Tickets nachgewiesen werden können.

Wie werden die anzusetzenden Kilometer bestimmt?

Selbstverständlich wird die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von einem Arbeitnehmer täglich zweimal zurückgelegt. Auch fahren einige über die Mittagspause oder aufgrund ihrer Schichtarbeit mehrmals am Tag hin und zurück. Dies spielt bei der Ermittlung der Entfernungspauschale jedoch keine Rolle. Es darf pro Arbeitstag lediglich einmal die einfache Wegstrecke angesetzt werden.

Diese Wegstrecke ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Straßenverbindung ist unabhängig davon, welches Verkehrsmittel genutzt wird.

Nur in Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass das Finanzamt eine andere Strecke bzw. einen Umweg akzeptiert. Zum Beispiel dann, wenn die andere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist, und somit die  Arbeitsstätte schneller und pünktlicher erreicht wird. Hier ist es sinnvoll, dem Finanzamt in der Steuererklärung kurz die Gründe für das Ausweichen auf die längere Strecke darzulegen.

Wie berechnet sich die Entfernungspauschale bei Fahrgemeinschaften?

Bilden mehrere Arbeitnehmer eine Fahrgemeinschaft, egal welcher Art, wird die Entfernungspauschale bei jedem Teilnehmer basierend auf der für ihn geltenden Entfernungsstrecke ermittelt. Müssen Umwege zurückgelegt werden, um einen der Mitfahrer abzuholen, wird dies nicht berücksichtigt.

Auch bei Fahrgemeinschaften gilt der Höchstbetrag von 4.500 € und zwar immer für die Tage, an denen der Arbeitnehmer nicht selbst fährt, sondern von einem Mitfahrer mitgenommen wird.

Somit wird die Höhe der ansetzbaren Fahrtkosten wie folgt ermittelt:

Zuerst werden die Fahrtkosten für die Tage ermittelt, an denen der Arbeitnehmer mitgenommen wurde, bis maximal 4.500 €.

Danach werden die Fahrtkosten für die Tage ermittelt, an denen der Arbeitnehmer seinen eigenen PKW benutzt. Diese Kosten werden mit der Entfernungspauschale ermittelt und sind in unbegrenzter Höhe ansetzbar.

In einem letzten Schritt werden die zwei zuvor ermittelten Beträge zusammengerechnet.

Fährt innerhalb der Fahrgemeinschaft das ganze Jahr nur ein Teilnehmer mit seinem eigenen Kraftwagen, dann kann dieser die Entfernungspauschale ohne Begrenzung auf die 4.500 € ansetzen. Die Mitfahrer können aber lediglich Fahrtkosten bis zum Höchstbetrag von 4.500 € geltend machen.

Fahrtkosten bei Benutzung verschiedener Verkehrsmittel

Muss ein Arbeitnehmer für den Weg zur Arbeit womöglich unterschiedliche Verkehrsmittel nutzen, also z. B. den eigenen PKW für den Weg zum Bahnhof und anschließend für eine Teilstrecke den Zug, dann muss bei der Berechnung der Fahrtkosten einiges beachtet werden.

Die Fahrtkosten müssen für jede Teilstrecke gesondert berechnet werden. Auch hier gilt die kürzeste Straßenverbindung als Wegstrecke.

Für die Teilstrecke, die mit eigenem PKW zurückgelegt wird, können die Fahrtkosten in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden. Für die Teilstrecke, die mit dem öffentlichen Verkehrsmittel zurückgelegt wird, gilt dagegen die Grenze für den Ansatz der Entfernungspauschale von 4.500 € pro Jahr (§ 9 Abs. 2 EStG)

Hierzu ein Rechenbeispiel:

Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Tagen im Jahr zur Arbeit. Das erste Teilstück zum 15 km entfernten Bahnhof wird mit dem eigenen PKW zurückgelegt. Danach geht es mit dem Zug weiter zum 100 km entfernten Arbeitsplatz. Die kürzeste Straßenverbindung beträgt 100 km. Die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten mit dem Zug betragen 1.920 €.

Berechnung:

  • Die erste Teilstrecke von 15 km wird mit der Entfernungspauschale wie folgt berechnet:
    220 Tage * 15 Kilometer * 0,30 € Pendlerpauschale = 990 €
    (Für die PKW-Strecke ohne Höchstbetrag)

  • Da die kürzeste Straßenverbindung anzusetzen ist, bleiben für die Berechnung der Entfernungspauschale für die Zugfahrt noch 85 km (100 km – 15 km).
    220 Tage * 85 Kilometer * 0,30 € Pendlerpauschale = 5.610 €
    (Für die Zugstrecke – begrenzt auf 4.500 €)

Da für die zweite Teilstrecke die Begrenzung auf 4.500 € gilt ergibt sich eine Entfernungspauschale von 990 € + 4.500 € = 5.490 €. Dieser Betrag (die gesamte anzusetzenden Entfernungspauschale i. H. v. 5.490 €) wird nun mit den tatsächlichen Kosten für die Zugfahrten (hier: 1.920 € für Tickets) verglichen. Der jeweils höhere Betrag wird vom Finanzamt berücksichtigt.

Flugstrecken und Sammelbeförderung

Kosten, die für Flugstrecken anfallen, können in ihrer tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Hier gilt die Entfernungspauschale nicht.

Wird man von seinem Ehepartner zum Flughafen gebracht, um eine Dienstreise anzutreten, kann sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt als sogenannte „Leerfahrt“ von der Steuer abgesetzt werden.

Bietet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerfreie Sammelbeförderungen an, dann dürfen diese Teilstrecken nicht mit in die Ermittlung der Entfernungskilometer einbezogen werden. Lediglich die Kosten, die zur Sammelbeförderung vom Arbeitnehmer dazugezahlt werden, können als Werbungkosten angesetzt werden.

Mehrere Dienstverhältnisse

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Jobs bei verschiedenen Arbeitgebern, kann die Entfernungspauschale immer dann für jeden Weg zur Arbeit angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer zwischenzeitlich in seine Wohnung zurückkehrt.

Wird direkt von einer Arbeitsstätte zur nächsten gefahren, dann muss der Weg zur ersten Arbeitsstätte als Umwegstrecke bei der Entfernungsermittlung angegeben werden. Bei der Ermittlung der Entfernungspauschale in einem solchen Fall darf die Entfernungsstrecke aber höchsten die Hälfte der Gesamtstrecke betragen.

Hierzu ein Rechenbeispiel:

Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Tagen von seiner Wohnung A zu seiner ersten Tätigkeitsstätte B (Entfernung 50 km). Am Nachmittag fährt er weiter zu seiner anderen ersten Tätigkeitsstätte C (Entfernung 30 km). Am Abend fährt er dann von C zurück nach A (Entfernung 60 km).

Die gesamte, am Tag zurückgelegte, Entfernung beträgt: 50 + 30 + 60 km = 140 km.

Die Entfernung zwischen Wohnung und den beiden ersten Tätigkeitstätten beträgt 50 + 60 = 110 km. Da diese Entfernung mehr als die Hälfte der Gesamtstrecke (140 km/2 = 70 km) beträgt, können für die Berechnung der Entfernungspauschale nur 70 km angesetzt werden.

Entfernungspauschale = 220 Tage x 70 km x 0,30 € = 4.620 €

Werden Arbeitgeberleistungen angerechnet?

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfreie  bzw. pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen, sind diese auf die anzusetzende Entfernungspauschale anzurechnen. Hierzu zählen z. B. steuerfreie Sachbezüge für die Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte (Grenze 44 €), steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte bis zu 1.080 € und pauschal besteuerter Arbeitgeberersatz bis zum Wert der abziehbaren Entfernungspauschale. Diese Leistungen muss der Arbeitgeber bescheinigen.

Können neben der Pauschale weitere Kosten angesetzt werden?

Da durch die Entfernungspauschale sämtliche Aufwendungen abgegolten sind, die in Zusammenhang mit dem Weg zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte entstehen, können keine weiteren Kosten angesetzt werden.

Dies betrifft z. B. Parkgebühren, Finanzierungskosten, Versicherungsbeiträge für Insassenunfallschutz, Beiträge zu Kraftfahrtverbänden.

Lediglich Unfallkosten, die auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen, können neben der Entfernungspauschale im Rahmen der allgemeinen Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Menschen mit Behinderung

Alle Arbeitnehmer, die einen Grad der Behinderung von mindestens 70 oder einen Grad der Behinderung von 50 bis 70 haben und gleichzeitig in ihrer Bewegungsfähigkeit erheblich eingeschränkt sind, können die tatsächlichen Fahrtkosten ansetzen. Dies bedeutet, sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt. Die Fahrtkosten können bei Benutzung eines eigenen Fahrzeuges ohne Einzelnachweis mit den pauschalen Kilometersatz von 0,30 € je gefahrenen Kilometer angesetzt werden.

Legt der Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstrecke mit verschiedenen Verkehrsmitteln zurück, muss er entscheiden, ob er die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten für beide zurückgelegten Teilstrecken ansetzt. Eine Kombination aus beidem ist hier nicht möglich.

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